Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 6 november 2026

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Nordic Sports Oost-Nederland verwerkt, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren, hoe we ze beveiligen en welke rechten je hebt.

Wie zijn wij

Nordic Sports Oost-Nederland
Looërmark 41 B
7437 SJ Bathmen

KvK-nummer: 92294200
Website: www.nordicsports-oost.nl
E-mail: info@nordicsports-oost.nl

Ook voor vragen en verzoeken over je persoonsgegevens kun je dit e-mailadres gebruiken.

Welke persoonsgegevens wij verwerken

We verwerken alleen de gegevens die je zelf aan ons geeft, of die nodig zijn om de website goed en veilig te laten werken.

Als je lid wordt:

voornaam, initialen, tussenvoegsel en achternaam
geboortedatum
adres, postcode en woonplaats
e-mailadres en telefoonnummer
bankrekeningnummer (IBAN), voor de automatische incasso van de contributie
het soort lidmaatschap en of je per kwartaal of per jaar betaalt
of je persoonlijk lid bent van de Nederlandse Ski Vereniging (NSkiV), en zo ja je lidmaatschapsnummer
of je toestemming geeft voor het gebruik van foto’s en video’s waarop je staat

Als je je aanmeldt voor een proefles of basiscursus:

naam, geboortejaar, adres, e-mailadres en telefoonnummer
lichaamslengte en schoenmaat, zodat we passend materiaal voor je klaar kunnen zetten
je sportervaring, zodat de instructeur weet waar hij of zij kan beginnen
hoe je over ons gehoord hebt en eventuele opmerkingen
of je toestemming geeft voor het gebruik van foto’s en video’s waarop je staat
de gegevens van je betaling (naam en rekeningnummer van de overboeking)

Als je het contactformulier gebruikt: je naam, je e-mailadres en je bericht.

Foto’s en video’s die tijdens onze activiteiten gemaakt worden en waarop je herkenbaar kunt zijn.

Als je de website bezoekt: om de formulieren tegen spam te beschermen, houden we bij hoe vaak er vanaf hetzelfde IP-adres een formulier wordt verstuurd. We bewaren daarvoor niet je IP-adres zelf, maar een versleuteld kenmerk dat niet terug te rekenen is. Dat kenmerk wordt na enkele dagen automatisch verwijderd. Onze hostingpartij houdt daarnaast technische logbestanden van de webserver bij.

Waarom wij deze gegevens verwerken

Je lidmaatschap en de ledenadministratie: om je als lid in te schrijven, je te informeren over trainingen en activiteiten en contact met je op te nemen als dat nodig is. Dit is nodig voor het uitvoeren van je lidmaatschap.
Aanmelding bij de Nederlandse Ski Vereniging (NSkiV): als aangesloten vereniging zijn we verplicht onze leden bij de NSkiV aan te melden. Dit is nodig voor het uitvoeren van je lidmaatschap.
De contributie: om de contributie via automatische incasso te innen. Ook dit is nodig voor het uitvoeren van je lidmaatschap.
Proeflessen en cursussen: om je aanmelding te verwerken, passend materiaal te regelen en je betaling te controleren. Dit is nodig om de les of cursus te kunnen geven.
Je vragen beantwoorden: als je ons een bericht stuurt, gebruiken we je gegevens om je te antwoorden. Dat doen we omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.
Foto’s en video’s: om op onze website, op sociale media en in persberichten te laten zien wat we doen. Dat doen we alleen met je toestemming. Die toestemming kun je altijd weer intrekken.
Een veilige website: om misbruik en spam via de formulieren tegen te gaan. Dat is een gerechtvaardigd belang.
Wettelijke verplichtingen: we bewaren bijvoorbeeld financiële gegevens omdat de wet dat voor de belastingdienst verplicht.

Nordic Sports Oost-Nederland neemt geen besluiten die alleen door een computer worden genomen (geautomatiseerde besluitvorming).

Jeugdleden en kinderen

Kinderen onder de 16 jaar kunnen jeugdlid worden of meedoen aan een proefles. Een ouder of voogd meldt hen aan en geeft namens hen toestemming, bijvoorbeeld voor het gebruik van foto’s. Denk je dat wij zonder die toestemming gegevens van een kind hebben gekregen? Neem dan contact op via info@nordicsports-oost.nl. Dan verwijderen we die gegevens.

Foto’s en video’s

Tijdens lessen, trainingen, toertochten en andere activiteiten worden foto’s en video’s gemaakt. We zetten er geen namen bij en taggen niemand. Bij je aanmelding geef je aan of je op beeld mag. Wil je dat niet meer, of wil je dat een bepaalde foto verwijderd wordt? Mail dan naar info@nordicsports-oost.nl. We halen de foto dan van onze website en onze eigen sociale-mediakanalen. Een persbericht dat al gepubliceerd is, kunnen we helaas niet meer terughalen.

Foto’s op de website worden gepubliceerd zonder verborgen gegevens zoals de GPS-locatie waar ze gemaakt zijn.

Hoe lang wij gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig:

Ledengegevens: zolang je lid bent, en daarna nog 2 jaar.
Financiële gegevens (zoals incasso’s en betalingen): 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
Aanmeldingen voor een proefles of basiscursus: 2 jaar na de les of cursus. Word je lid, dan gelden de termijnen voor ledengegevens.
Berichten via het contactformulier: 1 jaar nadat we je vraag hebben afgehandeld.
Foto’s en video’s: zolang ze passen bij het verhaal van de vereniging, of tot je je toestemming intrekt.
Het kenmerk voor de spambeveiliging: enkele dagen.

Met wie wij gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is om onze taken uit te voeren of als de wet dat verplicht. Met partijen die gegevens voor ons verwerken, hebben we een verwerkersovereenkomst. Nordic Sports Oost-Nederland blijft verantwoordelijk voor die verwerkingen.

Strato (Duitsland): host onze website en ons e-mailadres. Alles wat je in een formulier invult, gaat via hun servers per e-mail naar ons.
Een aanbieder van beveiligde online opslag (Duitsland): hier bewaren we aanmeldingen, foto’s en documenten van de vereniging.
Nederlandse Ski Vereniging (NSkiV) (Nederland): als je lid wordt, geven we de gegevens die je bij je aanmelding invult door aan de NSkiV. Als aangesloten vereniging zijn we daartoe verplicht. De NSkiV is zelf verantwoordelijk voor hoe zij met je gegevens omgaat; lees daarover haar privacyverklaring.
Rabobank (Nederland): onze bank, voor de incasso van de contributie en het ontvangen van betalingen.
Sociale media (Instagram, Facebook, YouTube en Strava): als je daarvoor toestemming hebt gegeven, kunnen foto’s en video’s waarop je staat op onze kanalen verschijnen. Deze bedrijven zitten deels buiten Europa en hebben hun eigen privacyverklaring.

Ingesloten onderdelen op de website. Twee onderdelen op onze website worden van een andere partij geladen. Je browser maakt daarbij zelf contact met die partij, die zo je IP-adres ziet:

OpenStreetMap (Verenigd Koninkrijk): de kaartjes bij de routes. De kaart wordt pas geladen als hij in beeld komt.
SponsorKliks (Nederland): de banner met de opbrengst van SponsorKliks op de homepage. SponsorKliks kan daarbij eigen cookies plaatsen; lees daarover hun privacyverklaring.

Cookies

De website van Nordic Sports Oost-Nederland plaatst zelf geen cookies en gebruikt geen tracking of bezoekersstatistieken. Voor de beveiliging tegen spam gebruiken we een eigen controle in plaats van een dienst als Google reCAPTCHA. Alleen de ingesloten banner van SponsorKliks (zie hierboven) kan cookies plaatsen.

Je rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
je gegevens te laten verwijderen;
je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor foto’s;
bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens;
je gegevens in een computerbestand te ontvangen, of te laten sturen naar een andere organisatie die je noemt.

Stuur je verzoek naar info@nordicsports-oost.nl, het liefst vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. Zo weten we dat het verzoek echt van jou komt. Als we twijfelen, vragen we je op een andere manier te laten zien wie je bent. We reageren zo snel mogelijk, en in elk geval binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij je gegevens beveiligen

We nemen de bescherming van je gegevens serieus en nemen passende maatregelen tegen misbruik, verlies en onbevoegde toegang. Onder andere:

Een beveiligde verbinding: de website werkt alleen via https. Dat zie je aan het slotje in de adresbalk.
Geen opslag op de webserver: wat je in een formulier invult, wordt niet op de webserver bewaard, maar meteen doorgestuurd naar de vereniging.
Beperkte toegang: alleen de vrijwilligers die je gegevens voor hun taak nodig hebben, kunnen erbij.
Beveiligde e-mail: met SPF en DMARC voorkomen we dat anderen e-mail kunnen versturen die van ons lijkt te komen.
Bescherming tegen spam en misbruik van de formulieren, zonder dat we je IP-adres bewaren.

Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, of zie je aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact op via info@nordicsports-oost.nl.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe diensten gaan gebruiken. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.